Chia sẻ các cách chia ô trong Excel mà dân văn phòng đang cần

Bạn đang cần chia các dữ liệu thành các cột riêng biệt nhưng chưa biết làm thế nào. Đừng quá lo lắng vì chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề ngay trong nội dung bài viết này. Bài viết này sẽ bật mí tới bạn đọc 2 bí quyết về cách chia ô trong Excel. Tin chắc sẽ giúp các bạn khắc phục được nhược điểm trên.

Cần chia cột trong những trường hợp nào? Lợi ích của cách chia ô trong Excel?

Thực tế trong quá trình sử dụng Word hay Excel chúng ta sẽ gặp phải những trường hợp phải chia cột cho những dữ liệu quá dài. Điều đặc biệt là các dữ liệ này ở cùng một ô.

Chính vì vậy mà rất nhiều các chuyên gia máy tính đã tìm ra hướng giải quyết đơn giản giúp các bạn dễ dàng hơn trong quá trình soạn thảo văn bản. Cách chia ô trong Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi nếu làm thủ công thì bạn sẽ cần bỏ ra một vốn thời gian không phải là ít.

Tuy nhiên, các bạn phải biết rằng trường hợp chỉ có thể chia được cột trong Excel chỉ có xảy ra 2 trường hợp sau:

  • Trường hợp các dữ liệu bị ngăn cách bởi dấu phân tách hoặc dấu câu: Đây là trường hợp khá phổ biến khi chúng ta nhập các dữ liệu trong Excel. Đa số chúng đều xảy ra ở trường hợp xuất từ Word, Access,… sang Excel. Các ký tự đều được ngăn cách bằng dấu phẩy, dấu ngoặc đơn hoặc là dấu gạch nối…
  • Trường hợp tiếp theo là đối với những dữ liệu quá dài hay những chuỗi ký tự với số lượng lớn giống nhau: Thường thì trường hợp này ít xảy ra hơn, chúng thường xảy ra như bạn nhập mã code, mã hàng hóa, mã khách hàng… Số lượng các ký tự này đa số sẽ bằng nhau và chúng ta cũng dễ dàng làm được khi thực hiện theo các cách sau.

Các cách chia ô trong Excel theo dấu phân tách

Thực tế, cách chia ô trong Excel theo dấu phân tách cũng có ưu và nhược điểm riêng. Cụ thể là:

  • Ưu điểm: Nhanh và dễ thực hiện. Hơn thế nữa là có thể chia cột một cách trực tiếp khi chúng ta đang nhập liệu.
  • Nhược điểm: Chúng ta không có quá nhiều sự lựa chọn để chia cột.

Cách làm nhanh

Chúng ta sẽ thực hiện theo đường dẫn sau: Mở file Excel ➢Tô đen đối với dữ liệu cần chia cột ➢ Tiếp đến là chọn Data ➢ Chọn tiếp Text to columns ➢ đến Convert Text to Columns Wizard ➢ Tích vào Delimited ➢ Chọn Next ➢ Lựa chọn các điều kiện để tách hộp thoại Delimiters➢Chọn Next ➢ Cuối cùng là chọn Finish để chia cột.

Chi tiết về cách làm.

Nếu chúng ta chưa thể thực hiện được theo đường dẫn trên thì có thể tiến hành cách chia ô trong Excel theo các bước sau:

  • Bước 1: Mở file Excel mà chúng ta cần chia cột ➢ sau đó tô đen vùng dữ liệu đó.
Bôi đen toàn bộ phần tài liệu cần chia
Bôi đen toàn bộ phần tài liệu cần chia
  • Bước 2: Tiếp theo là chọn thẻ Data ➢ Chọn tiếp Text to columns.
Chọn tiếp Text to columns
Chọn tiếp Text to columns
  • Bước 3: Tại cửa sổ Convert Text to Columns Wizard sẽ hiện lên gồm: Delimited nghĩa là chia cột theo ký tự ngăn cách giữa 2 phần dữ liệu gồm: dấu phẩy, khoảng trắng, dấu gạch ngang … và Fixed width: Là chia cột theo chiều rộng của phần dữ liệu. Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách.
Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard xuất hiện
Cửa sổ Convert Text to Columns Wizard xuất hiện
  • Bước 4: Tiếp đến là tích vào ô Delimited rồi chọn Next.
Chọn Next
Chọn Next
  • Bước 5: Tiếp theo là chúng ta phải chọn điều kiện để tách hộp thoại Delimiters. Tuy nhiên trước khi chọn cần phải xem trước các định dạng hiển thị ở Data Preview gồm có: Tab: Được phân tách bởi khoảng trắng lớn. Semicolon: Được phân tách bởi dấu chấm phẩy. Comma: Được phân tách bởi dấu phẩy. Space: Được phân tách bởi khoảng trắng.  Other: Được phân tách bởi một ký tự khác.
  • Bước 6: Bước tiếp theo là chọn định dạng cột ở phần Column data format. Lúc này vị trí cột sẽ xuất hiện tại phần Destination. Trong đó: General: Là không có định dạng. Text: Là kiểu văn bản. Date: Là kiểu ngày tháng. Do not import column (Skip): Là cột sẽ không được hiển thị.
Nhấn Finish để kết thúc
Nhấn Finish để kết thúc
  • Bước 7: Cuối cùng là nhấn Finish để tiến hành chia cột trong Excel.

Cách chia ô trong Excel theo vị trí của các ký tự.

Trường hợp này sẽ giải quyết giúp bạn những trường hợp các dữ liệu dài và có số lượng các ký tự bằng nhau. Cách này cũng có ưu và nhược điểm riêng. Cụ thể là:

  • Ưu điểm: Bạn có nhiều lựa chọn để tiến hành chia cột. Hơn thế nữa là có thể chia cột ở các file khác ngoài Excel.
  • Nhược điểm: Là thực hiện nhiều bước và khó thực hiện.

Mặc dù khó nhưng cách chia ô trong Excel sẽ dễ dàng hơn nếu các bạn thực hiện tuần tự theo các bước thì chúng cũng không khó. Tốt nhất các bạn nên tiến hành theo các bước sau:

  • Bước 1: Đầu tiên là mở file Excel mới ➢ Chọn Data ➢  Chọn New Query.
Chọn Data
Chọn Data
  • Bước 2: Tiếp theo là chọn From File ➢ Sau chọn tiếp From Workbook.
  • Bước 3: Bước tiếp theo là chọn file chứa dữ liệu mà chúng ta cần chia cột ➢ rồi chọn tiếp Import.
  • Bước 4: Sau đó sẽ chọn Sheet dữ liệu ➢ rồi chọn Transform Data.
  • Bước 5: Vào Split Column ➢ Chọn tiếp các điều kiện chia cột gồm: By Delimiter(Chia cột bằng dấu phân cách); By Number of Characters(Chia cột bằng số lượng ký tự); By Positions(Chia cột bằng vị trí); By Lowercase to Uppercase(Chia cột từ viết thường sang viết hoa); By Uppercase to Lowercase(Chia cột từ viết hoa sang viết thường); By Digit to Non-Digit(Chia cột từ chữ số đến không chữ số); By Non-Digit to Digit(Chia cột từ không phải chữ số đến chữ số).
Chọn các điều kiện kèm theo
Chọn các điều kiện kèm theo
  • Bước 6: Tiếp đến là chọn Number of Characters.
  • Bước 7: Xuất hiện hộp thoại ➢ Chọn Split chọn Repeatedly ➢ Rồi điền số 7 vào Number of Characters.
  • Bước 8: Chọn Advanced options ➢ Rồi chọn kiểu column hoặc row ➢ Nhấn OK.
Nhấn OK
Nhấn OK
  • Bước 9: Tiếp đến là chỉnh sửa lại dữ liệu nếu như cảm thấy không như mong muốn.
  • Bước 10: Nhấn mũi tên hướng xuống dưới tại mục Close & Load ➢ chọn Close & Load là chúng ta đã hoàn tất việc chia cột.

Trên đây là toàn bộ nội dung về cách chia ô trong Excel mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng với cách chỉ dẫn chi tiết trên các bạn sẽ dễ dàng hơn trong quá trình thực hiện.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *