Cách soạn thảo văn bản hành chính trên Word từ A-Z

Cách soạn thảo văn bản hành chính trên Word là kỹ năng cơ bản dân văn phòng cần nắm vững. Đặc biệt khi làm việc tại cơ quan nhà nước, bạn lại càng phải nắm rõ cách thức trình bày, soạn thảo văn bản trong Word sao cho thật đúng chuẩn. Bài viết sau đây, Phanmemgocvn.com minh họa đến bạn chi tiết cách để soạn thảo một văn bản hành chính chuẩn trên phần mềm Word.

Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản hành chính trên Word

Cách soạn thảo văn bản hành chính trên Word không có gì phức tạp. Tuy vậy trước khi bắt tay vào soạn thảo, bạn cần thực hiện đầy đủ các bước thiết lập.

Kích hoạt phần mềm gõ tiếng Việt Unikey

Ảnh 1: Thiết lập bảng mã và kiểu gõ
Ảnh 1: Thiết lập bảng mã và kiểu gõ

Thông thường phần mềm gõ tiếng Việt Unikey sẽ khởi động cùng hệ thống. Khi giao diện của phần mềm xuất hiện như hình minh họa, bạn cần chọn Unicode tải bảng mã và chọn Telex tại kiểu gõ.

Thiết lập định dạng văn bản

Sau khi cài đặt xong bảng mã và kiểu gõ, bạn tiếp tục thiết lập định dạng văn bản trong Word.

Bước 1: Mở phần mềm Word lần lượt di chuyển đến mục File => Options => Advanced => Display. Trong mục Display, bạn chuyển đổi từ đơn vị inch thành cm.

Ảnh 2: Trong mục Display, bạn chuyển đổi từ đơn vị inch thành cm
Ảnh 2: Trong mục Display, bạn chuyển đổi từ đơn vị inch thành cm

Bước 2: Điều chỉnh khổ giấy bằng các định luật di chuyển tới Layout => Page Setup => Size. Sau đó, chọn loại khổ giấy A4.

Ảnh 3: Các bước lựa chọn khổ giấy
Ảnh 3: Các bước lựa chọn khổ giấy

Bước 3: Để căn lề sao cho đúng chuẩn văn bản hành chính Việt Nam, bạn chọn vào mục Layout. Tiếp đó lần lượt chọn Page Setup => Margins => Custom Margins.

Ảnh 4: Căn lề theo chuẩn văn bản hành chính
Ảnh 4: Căn lề theo chuẩn văn bản hành chính

Lưu ý, tại hội thoại Margins, bạn có thể tiến hành căn lề theo tiêu chuẩn vàng tương ứng 2-2-3-2. Cùng với đó là thứ tự Top – phía trên, Bottom – phía dưới dưới, Left – bên trái, Right – bên phải.

Ảnh 5: Căn lề văn bản theo tiêu chuẩn vàng
Ảnh 5: Căn lề văn bản theo tiêu chuẩn vàng

Bước 5: Điều chỉnh cỡ chữ 13 hoắc 14, font chữ Times new Roman để văn bản dễ nhìn nhất.

Ảnh 6: Điều chỉnh cỡ chữ và font chữ
Ảnh 6: Điều chỉnh cỡ chữ và font chữ

Bước 7: Bắt đầu soạn thảo nội dung văn bản. Ngay khi soạn thảo xong, bạn hãy điều chỉnh giãn cách dòng. Bấm tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản, bấm ô Line and Paragraph Spacing để điều chỉnh dãn cách, bạn nên dãn dòng 1.5 inches cho văn bản dễ nhìn.

Ảnh 7: Điều chỉnh giãn cách dòng
Ảnh 7: Điều chỉnh giãn cách dòng

Bước 8: Tiếp tục căn lề 2 bên theo đúng chuẩn văn bản hành chính.

Ảnh 8: Căn lề văn bản
Ảnh 8: Căn lề văn bản

Bước 9: Sau khi đã soạn thảo và căn chỉnh xong, bạn lưu lại văn bản.

Một số chức năng cần biết trên thanh Ribbon

Ảnh 9: Một vài chức năng chính trên thanh Ribbon
Ảnh 9: Một vài chức năng chính trên thanh Ribbon

Trong quá trình tìm hiểu cách soạn thảo văn bản hành chính trên Word, bạn cần nắm rõ những chức năng cơ bản trên thanh Ribbon.

  • Home: Cho phép người dùng tùy chọn font chữ, kích thước chữ và căn lề.
  • Insert: Chức năng chèn biểu đồ, hình ảnh vào văn bản.
  • Page Layout: Tích hợp chức năng tùy chỉnh bố cục, hướng giấy và điều chỉnh lề.
  • Resfrences: Cung cung cấp công cụ chèn mục lục, tiêu đề.
  • Maillings: Phối trộn nhiều tài liệu.
  • Review: Chức năng phối trộn tài liệu.
  • View: Chức năng tùy chỉnh phương thức hiển thị vùng soạn thảo.

Bố cục chung và quy định khi soạn thảo văn bản chính

Bạn sẽ chưa thể biết cách soạn thảo văn bản hành chính trên Word nếu chưa nắm rõ quy chuẩn chung. Cùng với đó là quy định của một văn bản hành chính.

Bố cục chung của một văn bản hành chính

Ảnh 10: Mô tả bố cục chung của một văn bản hành chính
Ảnh 10: Mô tả bố cục chung của một văn bản hành chính

Trong một văn bản hành chính đúng chuẩn luôn có 15 khu vực trình bày chính. Cụ thể:

  • Khu vực số 1: Dành cho phần quốc hiệu
  • Khu vực số 2: Dành cho tên cơ quan tổ chức phát hành văn bản
  • Khu vực số 3: Ghi số và ký hiệu văn bản
  • Khu vực số 4: Ghi thông tin ngày tháng năm phát hành văn bản
  • Khu vực số 5a: Ghi tên, trích yếu nội dung văn bản
  • Khu vực số 5b: Dành cho phần trích yếu nội dung
  • Khu vực số 6: Khu vực để ghi nội dung chính của văn bản
  • Khu vực số 7a, 7b và 7c: Ghi thông tin quyền hạn, vị trí chức vụ, tên tuổi và chữ ký của người sở hữu đủ thẩm quyền
  • Khu vực số 8: Nơi đóng dấu xác nhận văn bản
  • Khu vực số 9a và 9b: Ghi thông tin nơi nhận
  • Khu vực số 10a: Dấu chỉ cho biết mức độ bảo mật của văn bản
  • Khu vực số 10b: Dấu chỉ cho biết mức độ khẩn cấp của văn bản
  • Khu vực số 11: Dấu chỉ cho biết phạm vi điều hành của văn bản
  • Khu vực số 12: Hướng dẫn về dự thảo của văn bản
  • Khu vực số 13: Nơi ghi chú ký hiệu của người đánh máy, số lượng văn bản sẽ phát hành
  • Khu vực số 14: Thông tin về địa chỉ liên hệ của tổ chức
  • Khu vực số 15: Nơi in logo của cơ quan, tổ chức phát hành văn bản (thường là dạng logo chìm)

Quy định khi soạn thảo văn bản hành chính

Trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, bạn cần ghi nhớ các quy định cơ bản dưới đây.

  • Cách đánh số văn bản: Số ghi của văn bản cài đặt tại trung tâm của chiều ngang tại phần lề văn bản.
  • Tên cơ quan tổ chức: Phải ghi đầy đủ và có thể viết tắt Một số cụm từ thông dụng. Chẳng hạn như nghị quyết – NQ, quyết định – QĐ,..
  • Tên loài và trích yếu nội dung: Tên loại ở đây chính là tên tên của mỗi loại văn bản phát hành bởi cơ quan tổ chức. Trong khi đó, trích yếu nội dung lại là một câu ngắn gọn, bao quát nội dung văn bản.
  • Yêu cầu trình bày: Có thể trình bày theo chữ in thường, in nghiêng, cỡ chữ 13 hoặc 14. Đồng thời kết thúc mỗi đoạn phải có dấu chấm phẩy rõ ràng.
  • Chữ ký của người có thẩm quyền: Ký tại vị trí giữa phần chức vụ và họ tên của người ký.
  • Con dấu, chữ ký của cơ quan tổ chức: Chữ ký và con dấu của cơ quan tổ chức phải kèm trên văn bản chính thức.

Kết luận

Nhìn chung, cách soạn thảo văn bản hành chính trên Word khá đơn giản. Chức năng trên phần lớn các phiên bản Microsoft Word đều tương tự nhau. Nắm rõ quy định và cách thức soạn thảo văn bản hành chính đặc biệt cần thiết với những bạn làm việc tại cơ quan nhà nước, tổ chức doanh nghiệp. Rất hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn kiến thức cần thiết hữu ích!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *