Word 2016 cung cấp rất nhiều tính năng thú vị cho công việc soạn thảo văn bản. Vậy bạn đã biết tận dụng tối đa khả năng của phần mềm này chưa? 10 tính năng dưới đây sẽ giúp bạn tận dụng sức mạnh của word 2016 một cách hiệu quả nhất.
Sử dụng trợ lý ảo Tell Me
Với tính năng này, bạn có thể “nói” cho công cụ Word 2016 biết mình đang cần tìm tính năng gì để soạn thảo văn bản. Theo đó bạn chỉ cần gõ từ khóa vào ô Tell Me ở cuối thanh menu. Các tính năng tương ứng với từ khóa bạn vừa nhập sẽ được liệt kê ra. Bạn sẽ nhanh chóng tìm được hướng dẫn phù hợp.
Thay đổi font chữ mặc định
Nếu thường xuyên dùng word 2016 vào công việc soạn thảo văn bản thì bạn cần biết cách thay đổi font chữ mặc định sang font chữ mình thường xuyên sử dụng để tiết kiệm thời gian định dạng lại sau này. Ví dụ nếu bạn muốn đổi font chữ mặc định là Calibri sang font chữ Time News Roman thì thực hiện như trong hình.
Sau đó, bạn chọn font chữ Time News Roman, chọn cỡ, kiểu chữ và nhấn vào nút Set As Default, OK để lưu thiết lập mặc định mới.
Xem tài liệu song song trong Word 2016
Việc lướt từng trang để xem văn bản khiến nhiều người gặp khó khăn khi nắm nội dung của tài liệu. Khi sử dụng Word 2016, bạn có thể sử dụng tính năng xem tài liệu song song. Nghĩa là bạn có thể xem 2 trang cùng một lúc. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng nắm được nội dung văn bản từ đầu đến cuối và không bị ngắt quãng.
Để chọn tính năng xem tài liệu song song thì văn bản cần có từ 2 trang trở lên. Bạn vào Menu View và chọn View Side By Side để kích hoạt tính năng này.
Chế độ đọc văn bản Read Mode
Word 2016 cung cấp cho bạn tính năng Read Mode giúp đọc văn bản tập trung hơn. Theo đó khi sử dụng chế độ này thì những tính năng khác của phần mềm sẽ tạm thời ẩn đi. Trên màn hình chỉ còn nội dung của văn bản. Như vậy bạn sẽ tập trung đọc hơn và không bị mỏi mắt.
Khi giao diện màn hình tương tự như khi đang đọc sách, bạn có thể chọn màu sắc và cách trình bày cho trang bằng cách vào View chọn Page Color.
Dùng máy tính trên Word 2016
Đây là tính năng mới được Microsoft bổ sung vào phiên bản word 2016. Theo đó, bạn có thể sử dụng máy tính ngay trong khi làm việc với văn bản trong word mà không cần mở Excel hay Calculator. Nhờ vậy, bạn nhanh chóng thực hiện được mọi phép tính.
Để sử dụng được tính năng này, bạn hãy thêm công cụ Calculator vào word theo các bước sau: Chọn File. Sau đó chọn Options, Quick Access Toolbar. Tiếp đó bạn chọn All Commands rồi thêm máy tính Calculate.
Sau khi đã thêm được Calculator vào trong ứng dụng Word 2016, bạn có thể bắt đầu tính toán nhanh chóng. Trước mỗi phép tính bạn gõ dấu “=”. Sau đó bôi đen phép tính. Cuối cùng là nhấn vào nút hình tròn trên thanh Menu để được kết quả.
Loại bỏ định dạng ban đầu
Khi soạn thảo văn bản trên word 2016, đôi khi bạn sẽ sao chép văn bản từ tài liệu khác hoặc từ internet và dán vào file đang soạn thảo. Tuy nhiên có thể bạn không thích định dạng ban đầu của tài liệu sao chép. Lúc này bạn có thể loại bỏ định dạng đó. Để hủy định dạng ban đầu, bạn chỉ cần chọn Clear All Formatting. Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Space là xong.
Soạn thảo ở vị trí bất kỳ
Microsoft 2016 cung cấp cho người dùng nhiều tính năng hữu ích. Khi bạn muốn soạn thảo văn bản ở bất cứ vị trí nào, bạn chỉ cần nhấp đúp chuột tại vị trí đó. Như vậy bạn không mất thời gian, công sức để chia cột.
Tùy biến Ribbon phù hợp với nhu cầu
Nếu bạn muốn thay đổi giao diện của Ribbon theo yêu cầu thì bạn dễ dàng tùy biến chúng. Để thực hiện tùy biến bạn chọn File. Sau đó chọn Options. Tiếp tục chọn Customize Ribbon. Tại đây bạn lựa chọn các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng để chúng xuất hiện trên thanh Ribbon. Cuối cùng là nhấn OK.
Gộp khoảng trống giữa 2 trang cực đơn giản
Trong word, giữa 2 trang bao giờ cũng tồn tại một khoảng trống. Tuy nhiên nếu bạn đang đọc một bài báo cáo dài thì hãy gộp chúng lại để theo dõi dễ dàng hơn. Để gộp nhanh 2 trang, bạn chỉ cần đưa chuột vào khoảng trống giữa 2 trang sau đó nhấp đúp chuột. Nếu muốn trở lại trạng thái ban đầu thì thao tác tương tự.
Trên đây là 10 tính năng rất thú vị khi dùng word 2016. Với những tính năng này việc chỉnh sửa và soạn thảo văn bản trên word sẽ tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.
